1. NORMATIVIDAD APLICABLE

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen, desarrollen, deroguen o modifiquen), al Decreto 1377 de 2013 y a la Ley 1266 de 2008 se presenta la política de tratamiento de datos para los Titulares de la información de los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de COLRESERVAS S.A.S

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objeto informarle sobre los aspectos relevantes en relación con la recolección, finalidad, uso, manejo y transferencia de datos personales que COLRESERVAS S.A.S realiza, también se dan a conocer sus derechos como Titular.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

COLRESERVAS S.A.S identificada con Nit 900174648-3 es una persona jurídica suscrita en la Cámara de Comercio de Pereira, con el objeto social de Agencia de viajes, call center y comercio electrónico, con domicilio en la ciudad de Pereira, en la Calle 14 Número 23-156 Los Álamos, Teléfono 3214424, correo electrónico mercadeo@colreservas.com.

COLRESERVAS S.A.S actúa como responsable y encargado del tratamiento de los datos registrados en sus bases de datos y no tiene asignado ningún encargado del tratamiento de datos externo a la empresa.

3. DEFINICIONES

Para tener total entendimiento de la Política, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones conformes con la legislación vigente sobre la materia:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento. Cookie: Es un archivo que envía un servidor web al disco duro del usuario que lo visita, con información sobre sus preferencias y sobre sus pautas de navegación a la hora de ingresar a internet.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero, crediticio y de actividad comercial.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Información financiera, crediticia y comercial: Es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Teniendo en cuenta que la empresa tiene sitio web también se denomina titular al usuario del portal web que haga entrega de sus datos personales por este medio.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión.

4. RECOLECCION DE DATOS

COLRESERVAS S.A.S podrá solicitar información del titular vía correo electrónico, presencial, telefónica, chat, aplicativo móvil o por su sitio web a clientes, proveedores, colaboradores, empleados, prospectos, aspirantes a vacantes de la empresa, casos en los cuales solicitará la autorización para el tratamiento de datos.

COLRESERVAS S.A.S en ningún momento solicitará a clientes o prospectos información catalogada como sensible tal como la relacionada con la orientación política, religiosa, sexual o filosófica, el origen racial o étnico, la pertenencia o participación a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos o datos relativos a la salud.

COLRESERVAS S.A.S podrá solicitar información a los usuarios que ingresen a los portales web, cuya respuesta en cualquier caso será voluntaria. Al ingresar al portal web, el usuario acepta que en caso de dar información personal lo hace de manera voluntaria y adquiere el compromiso de suministrar información personal correcta y verdadera, así como proceder a la actualización de sus datos cada vez que se requiera.

Si el usuario ingresa vía, telefónica, chat, presencial, por aplicativo móvil o redes sociales, COLRESERVAS S.A.S solicitará autorización del manejo de sus datos personales, así como proceder a la actualización de sus datos cada vez que se requiera vía correo electrónico.

COLRESERVAS S.A.S en ocasiones utilizará cookies para identificar a los usuarios que visitan el portal web, recordar sus preferencias y proporcionar servicios personalizados.

La información y/o datos personales que recolectamos del titular por cualquiera de nuestros medios, son los siguientes:

• Para cotizaciones: nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular.
• Para reservas: nombres completos, número de identificación, fecha de nacimiento, correo electrónico, número telefónico, dirección de domicilio del titular, adicional los nombres completos de los acompañantes, fechas de nacimiento, números de identificación.
• Para facturación: nombres completos o razón social, número de identificación o NIT, correo electrónico, número telefónico y dirección de domicilio del comprador.
• Para pagos: Datos de la tarjeta como franquicia, banco del que hace parte, datos personales del tarjetahabiente, correo corporativo, correo personal, dirección domiciliaria.
• Para actualización perfil del cliente: Preferencias y gustos al momento de viajar.

4.1 Información adicional solicitada a trabajadores o colaboradores de la empresa

COLRESERVAS S.A.S podrá solicitar a sus trabajadores o colaboradores información que podría catalogarse como sensible tal como nivel de escolaridad, edad, estado civil y/o características de la vivienda (propia o arrendada), se solicita el nivel de escolaridad con el fin de validar el cargo a desempeñar por el titular, en caso que el cargo requiera un nivel de escolaridad definido, los demás datos para enfocar los programas de salud y seguridad en el trabajo y de promoción y prevención.

Así mismo podrá solicitar información sobre las incapacidades médicas de los trabajadores para control de ausentismo, y así enfocar los programas de promoción y prevención y dar cumplimiento al Decreto 1072 de 2015.

5. AUTORIZACIÓN 

COLRESERVAS S.A.S podrá usar cualquier mecanismo para obtener la autorización de tratamiento de datos ya sea escrito, de forma oral o vía correo electrónico que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización. Así mismo COLRESERVAS S.A.S mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento del mismo.

La autorización del Titular No será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por COLRESERVAS S.A.S en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las Personas.

6. USOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

En desarrollo de su objeto social, del mantenimiento de vínculos comerciales, del cumplimiento de contratos de trabajadores, colaboradores, clientes, aliados y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, COLRESERVAS S.A.S podrá dar tratamiento a los datos personales para:

Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, concursos, contenidos y demás actividades y así facilitarle el acceso general a la información de éstos.

Enviar información de los destinos y planes solicitados a partir de la comunicación con nuestro call center o agencias, a través de nuestros números telefónicos nacionales, portales web, chat, aplicativos móviles o redes sociales.

Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios mediante encuestas de satisfacción y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto y otras relacionadas con nuestros servicios.

Realizar actividades de mercadeo, promoción, publicidad, facturación, cobranza, recaudo, mejoras en el servicio, consultas, verificaciones, control, habilitación de medios de pago, prevención de fraudes, así como cualquier otra actividad relacionada con nuestros servicios y oferta actuales y a futuro para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social, a través de cualquier medio en forma directa.

Prestar asistencia de nuestros servicios a través de nuestro Departamento de servicio al cliente.

Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios contratados con Colreservas S.A.S.

Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.

Facilitar la correcta ejecución de las compras y prestaciones de los servicios contratados.

Dar respuesta a algún requerimiento, solicitud, queja o inquietud enviada por un titular. Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

Realizar validación de identidad en bases de datos o centrales de riesgo que sean requeridos por entes de control.

Teniendo en cuenta los tratamientos descritos anteriormente COLRESERVAS S.A.S podrá:

Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por el titular en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por el titular, de acuerdo a las necesidades del momento en que se requiera.

Verificar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por el titular, con cualquier información que se disponga legítimamente.

Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el titular se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida que permita establecer de manera integral e históricamente el comportamiento judicial del titular.

Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por el titular para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de servicio, administración, seguridad y atención, así como para la implementación de planes de mercadeo, campañas, beneficios especiales y promociones.

7. DEBERES DE COLRESERVAS S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, los soportes de la respectiva autorización otorgada por el titular.

Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección, el uso dado a sus datos personales y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Actualizar la información cuando sea necesario.

Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.

Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. DEBERES DE COLRESERVAS S.A.S COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Como encargado del tratamiento de datos, COLRESERVAS S.A.S deberá cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro del tiempo permitido por ley.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Registrar y catalogar los procesos de reclamos realizados por parte del titular o autoridad competente.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACION

El titular de la información que reposa en las bases de datos de COLRESERVAS S.A.S tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar, verificar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Tener acceso en cualquier momento a la política de tratamiento de datos que se le aplica a sus datos personales.
• Tener conocimiento del medio de contacto por el cual puede acceder a sus derechos como titular ante el responsable o encargado del tratamiento.
• Revocar total o parcialmente la autorización del tratamiento de sus datos por parte de COLRESERVAS S.A.S. En caso de revocatoria total por parte del titular COLRESERVAS S.A.S solo podrá usar los datos en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones o incumplimiento al régimen de protección de datos personales.

10. MEDIOS DE CONTACTO PARA EJERCER SUS DERECHOS

El Titular podrá ejercer sus derechos sobre sus datos personales haciendo solicitud vía correo electrónico a la dirección mercadeo@colreservas.com

11. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES O RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR 

El Titular podrá ejercer sus derechos ante COLRESERVAS S.A.S realizando previa solicitud por medio del canal ya mencionado. Siendo necesario que la solicitud exprese de manera clara sus datos de contacto como nombres y apellidos completos, número de documento de identidad, correo electrónico y el objetivo de la solicitud, todo ello con la finalidad de dar respuesta a su solicitud.

Toda solicitud o reclamo se verificará la identidad del titular de los datos para proseguir con el tratamiento.

Cuando la solicitud tenga por objeto la rectificación o actualización, el titular deberá indicar las correcciones a realizar.

El Titular de los datos personales puede revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. El Titular deberá informar con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el Titular manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.

Toda solicitud será atendida en un plazo máximo de quince (15) hábiles contados a partir de la fecha del recibo de la solicitud. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no expongan de manera expresa los hechos que permitan a COLRESERVAS S.A.S atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud para que haga llegar la información necesaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del requerimiento, de no hacer llegar las aclaraciones solicitadas se considerará como desistida la petición.

12. CONFIDENCIALIDAD

COLRESERVAS S.A.S no vende, comercializa, ni transfiere la información personal que el titular entregue y de la cual haga tratamiento, excepto en los casos permitidos por la ley. La información personal entregada por los titulares sólo es accesible por un número limitado de personas que tienen permisos especiales para manejo de la información y que están comprometidos a mantener la confidencialidad de los datos. En todos los casos

COLRESERVAS S.A.S realiza acuerdos de confidencialidad con las personas que tienen acceso a la información, para garantizar el respeto de la misma.

Puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales, se deba revelar información a las autoridades que así lo requieran.

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

COLRESERVAS S.A.S adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, para evitar la pérdida, consulta, mal uso o acceso no autorizado a los datos, aclarando que dichas medidas de seguridad no son infalibles sobre todo en lo que tiene que ver con datos procesados o enviados por Internet, por tal motivo COLRESERVAS S.A.S no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a las bases de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos. COLRESERVAS S.A.S informará en la medida de sus facultados a los titulares de la información de cualquier evento de robo, acceso o pérdida de la información donde puedan estar involucrados sus datos. Estos casos de robo, acceso o perdida de la información se pueden presentar por medio de:

• Correos electrónicos con dominios falsos o clonados. Por lo cual es importante que el usuario realice las transacciones siempre por dominios conocidos para disminuir los riesgos por medio de:
• Software espía instalado en computadores públicos que roban la información digitada por el usuario. Por lo anterior, se recomienda en lo posible que la transacción sea realizada en el computador de la casa o la oficina y mantener antivirus actualizado.
• Se podría presentar suplantación del “USUARIO” por conocimiento por parte de un tercero de los datos personales del titular. Por lo cual se recomienda no brindar información personal a personas desconocidas.

14. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

COLRESERVAS S.A.S no transfiere bases de datos a tercero ni a países, excepto lo que sea requerido por ley.

15. ACTUALIZACION Y VIGENCIA

COLRESERVAS S.A.S se reserva el derecho de actualizar o modificar esta política en cualquier momento, razón por la cual se invita a todo titular a consultar regular o periódicamente la página web www.colreservas.com a través de la cual se mantendrá la última versión de esta política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas, además se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva política.

Los datos suministrados serán utilizados durante el plazo necesario para dar cumplimiento del uso y finalidades descritos en esta Política.

Actualizado octubre de 2016.

Recomendaciones

En nuestros planes no se permite niños menores de 3 años y mujeres en avanzado estado de gestación.

En el  municipio de Bahía Solano se debe pagar un impuesto de contribución al turismo, el cual debe ser asumido por el usuario.

Nuestros planes todo incluido cuentan con un seguro de asistencia al viajero.

La agencia no se hace responsable del equipaje del pasajero, en caso de pérdida o daño podrá hacer acompañamiento ante la aerolínea.

Personas en extremo estado de embriaguez no pueden abordar el avión ni la embarcación, ya que pueden generar riesgo para la operación.

Para los planes al pacífico colombiano: el equipaje máximo permitido por pasajero es una pieza de 10 Kg, la alimentación completa: Plan 4 días 3 noches (almuerzo y cena del día uno, desayuno, almuerzo y cena de los días dos y tres, desayuno del día cuatro). Plan 3 días 2 noches (almuerzo y cena del día uno, desayuno, almuerzo y cena del día 2, desayuno del día tres).

La agencia no asume ninguna responsabilidad por eventos como factores climáticos o naturales que impidan la ida o el regreso de acuerdo al reglamento aeronáutico de Colombia. En caso de cancelación de vuelos por mal tiempo, cualquier gasto adicional de hospedaje, alimentación u otros, deben ser asumidos por el viajero, esto también aplica para condiciones de seguridad, inconvenientes legales del viajero ante autoridades nacionales, asuntos de salubridad, casos de fuerza mayor o caso fortuito.

El departamento del Chocó es la zona con mayor pluviosidad del mundo y su clima es impredecible por lo tanto, se debe tener presente que en ocasiones el itinerario de los tours puede generar retrasos o adelantos.

Nuestro compromiso con el medio ambiente desempeña un papel muy importante, es por esto que sugerimos a nuestros viajeros que eviten el consumo de plástico de un solo uso durante su estadía en el destino.

El comprador declara que los recursos que apalancan los gastos del viaje, provienen de actividades lícitas.

Política de cancelación

En caso de modificación de la fecha del viaje: si el usuario modifica la fecha de reserva tres o más meses antes del viaje tendrá que pagar una penalidad del 10% del valor total del plan, si la fecha de reserva se modifica dos meses antes del viaje tendrá que pagar una penalidad del 30% del valor total del plan, si la fecha de reserva se modifica un mes (o menos de un mes) antes del viaje tendrá que pagar una penalidad del 50% del valor total del plan. La nueva fecha elegida estará sujeta a disponibilidad.

En caso de cancelación de la fecha del viaje: si el usuario cancela el viaje tres o más meses antes de la fecha del mismo tendrá que pagar una penalidad del 15% del valor total del plan y se le devuelve el excedente de lo pagado, si lo cancela dos meses antes de la fecha de reserva, tendrá que pagar una penalidad del 50% del valor total del plan y se le devuelve el excedente pagado (si ha cancelado menos del 50% no dará lugar a reembolso y deberá cancelar el porcentaje faltante para cumplir con el 50%), si cancela un mes (o menos de un mes) antes de la fecha de reserva, no se presenta a la fecha y hora del viaje (no show) o debe regresar de manera anticipada, no dará lugar a reembolso y deberá cancelar el porcentaje faltante para cumplir con el valor total del plan.

Términos y condiciones

ALOJAMIENTO

Para cambios y cancelaciones a las reservas de alojamiento, aplican las penalidades correspondientes y las diferencias de tarifa para el cambio solicitado (cambio de fecha, cambio de acomodación, cambio de nombres o solicitud de reembolso), teniendo en cuenta las restricciones del hotel y la disponibilidad que éste tenga. La penalidad puede ser desde la pérdida de 1 noche de alojamiento más diferencia de tarifa, hasta la pérdida total de la reserva. Ninguna reserva es reembolsable. En caso de cancelar la reserva con la anticipación exigida por cada hotel, se podrá retomar en los siguientes 11 meses teniendo en cuenta que estará sujeto a disponibilidad y tarifas.Cuando se realice una cancelación del hotel, la reactivación de la reserva debe generarse con el mismo hotel o con los hoteles permitidos por el proveedor. Después de iniciado el viaje no se permiten cambios de hotel ni acomodación.

Los cambios, cancelaciones o reembolsos por casos de fuerza mayor (muerte y urgencia médica) deben ser notificados y el proveedor del servicio es quien tiene la potestad de aceptar o rechazar la solicitud. Para la notificación de estos casos, debe presentarse certificado emitido por la entidad: incapacidad médica de la E.P.S y en caso de fallecimiento de uno de los pasajeros se debe presentar certificado de defunción y éstos deben coincidir con las fechas de viaje. Todos los soportes deben enviarse al correo contacto@colombiatudestino.com y confirmar recibido al teléfono +57 3162748140.

CHECK IN (ingreso al hotel): comprende la entrega de la habitación y manilla para el uso de todas las instalaciones del hotel y la alimentación y bebidas incluidas en el plan. Cada hotel establece la hora del check in, que por lo general es después de las 3 pm. En caso de llegar antes de la hora del check in, no podrá utilizar los servicios del hotel a no ser que tome el servicio de eary check in (uso anticipado), el cual es opcional y debe ser pagado directamente en el hotel.

EARLY CHECK IN: Se entiende por early check in recibir la habitación más temprano del horario estipulado, dicho servicio está sujeto a disponibilidad y en caso de ser posible tendrá un costo adicional.CHECK OUT: Se entiende por check out la hora máxima para la entrega de la habitación el día de la salida, la cual es estipulada por cada hotel. Por lo general la hora del check out es a las 12:00 del mediodía.

LATE CHECK OUT: Se entiende por late check out entregar la habitación más tarde del horario estipulado, dicho servicio está sujeto a disponibilidad y en caso de ser posible, tendrá un costo adicional.NO SHOW: Se entiende como No show el no presentarse en el hotel en la fecha reservada y la penalidad por este incumplimiento es del 100% del valor de la reserva por el total de las noches y número de pasajeros.

POLÍTICAS DE CANCELACIÓN, CAMBIOS Y REEMBOLSOS DE TIQUETES AÉREOS

En el transporte aéreo será aplicado el reglamento IATA (International Air Transport Association) y las políticas de cambios, cancelaciones y reembolsos serán las establecidas por cada aerolínea y clase aérea. 

No todas las aerolíneas ni clases aéreas permiten cambios, cancelaciones y reembolsos después de realizada la compra. Consulte con la aerolínea o su agente de viajes las restricciones y penalidades específicas que aplican al tiquete comprado.

El exceso de equipaje estará sujeto a cargos adicionales según la Aerolínea. COLRESERVAS S.A.S. RNT 15554 no se responsabiliza por cualquier daño o pérdida de equipaje o de efectos personales.

Para los tiquetes aéreos aplican las siguientes condiciones:

• Para vuelos nacionales debe presentarse 2 horas antes a la hora de salida del vuelo. Para vuelos internacionales presentarse con 3 horas antes a la hora de salida del vuelo.

• Las aerolíneas están autorizadas a realizar cambios operacionales, que comprenden horarios o conexiones, incluso después de realizada la compra; estos cambios operacionales serán informados al cliente, y no es responsabilidad ni depende directamente de COLRESERVAS.

• Es un derecho del cliente desistir del viaje hasta un (1) día antes de la fecha de inicio, aplicando las penalidades correspondientes y las diferencias de tarifa para el cambio solicitado (Cambio de fecha, cambio de ruta, cambio de nombres o solicitud de reembolso), teniendo en cuenta las restricciones de la regla tarifaria que indique la aerolínea y la disponibilidad que ésta tenga para las nuevas fechas de viaje. Sin embargo no todas las aerolíneas ni todas las clases aéreas permiten cambios, cancelaciones o reembolsos.

• En caso que aplique reembolso, Colreservas retendrá a su favor el valor de la tarifa administrativa.

• Los cambios, cancelaciones o reembolsos por casos de fuerza mayor (muerte y urgencia médica) deben ser notificados y la aerolínea es ésta quien tiene la potestad de aceptar o rechazar la solicitud. Para la notificación de estos casos, debe presentarse certificado emitido por la entidad: incapacidad médica de la E.P.S y en caso de fallecimiento de uno de los pasajeros se debe presentar certificado de defunción y éstos deben coincidir con las fechas de viaje. Igualmente se deben presentar los documentos de identificación de todos los pasajeros. Todos los soportes deben enviarse al correo contacto@colombiatudestino.com y confirmar recibido al teléfono +57 3162748140.

• Para todo tiquete en rutas nacionales que permita cancelación y ésta se haya realizado antes de la fecha de viaje, se tiene un periodo de máximo 11 meses a partir de la fecha de emisión del tiquete para solicitar la reactivación, pagando las penalidades y diferencias de tarifa que puedan aplicar. Cuando la cancelación sea realizada por motivos médicos, solo se tendrán 30 días a partir de la fecha de finalización de la incapacidad para solicitar la reactivación del tiquete. En rutas internacionales el periodo máximo para solicitar la emisión del nuevo tiquete será hasta la fecha de viaje original.

• Para tiquetes parcialmente utilizados, la vigencia del tiquete será la máxima estadía indicada por la tarifa comprada y podrá ampliarse pagando penalidad y la diferencia de tarifa entre la inicialmente comprada y una nueva que permita la estadía en el destino por el tiempo solicitado.

NOTA IMPORTANTE: Para algunas aerolíneas puede ser necesario el pago de la penalidad para luego solicitar el reembolso de la misma en caso de fuerza mayor, siempre sujeto al estudio y aprobación respectiva por parte de dicha aerolínea.

RECEPTIVOS

(Actividades en los destinos, tours, traslados)Para realizar cambios en traslados, actividades, visitas o tours, se deben solicitar mínimo 8 días antes de iniciar el viaje teniendo en cuenta que se debe validar con el proveedor u operador si aplicarían penalidades o costos adicionales. Si dentro de alguno de estos servicios están incluidos pases, boletas o entradas a parques, eventos o sitios turísticos que tengan fecha de vigencia específica, no se podrá realizar ningún cambio o reembolso.Toda reserva que no se cancele con mínimo 8 días de antelación será cobrada en un 100%.Las diferencias de tarifa en traslados o tours a favor del pasajero a las que hubiera lugar causadas por cambio de fecha, acomodación o cambio de hotel para los traslados, no serán reembolsables.Para participar de tours, visitas guiadas y actividades en los destinos, todos los pasajeros deben portar los documentos de identidad originales como cedulas de ciudadanía, copia de los folios del menor autenticados, tarjetas de identidad, además regirse por las condiciones de vestimenta y comportamiento de las que indique el operador.Es responsabilidad del cliente presentarse en el lugar y hora indicada para tomar los servicios contratados. Si se incumple con el horario establecido por el proveedor, se pierde el servicio contratado sin derecho a reembolso, por lo cual el pasajero deberá realizar la actividad o traslados por cuenta suya.En caso de algún imprevisto comunicarse con directamente con el operador del servicio para dar soporte y coordinar servicios. O de no ser posible, contactarse al celular +57 3162748140 o al correo contacto@colombiatudestino.com.Cuando se presenten cambios operacionales de vuelos internacionales con un tiempo inferior a 24 horas antes de la salida original del vuelo, es posible que el servicio de traslados no sea prestado. En este caso el pasajero deberá asumir el traslado por su cuenta.

ASISTENCIAS MÉDICAS

Los servicios de asistencia médica se prestan en casos de situaciones imprevistas de urgencia y no constituyen un seguro médico, ni tienen como objeto el cuidado preventivo o curativo de la salud.Es requisito indispensable, irremplazable, insustituible y obligatorio para la atención de cualquier asistencia médica o accidente, comunicarse a las líneas de atención informados en los documentos de soporte que se le entregan después de la compra, antes de actuar por su cuenta.En caso de pérdida de maleta, la cobertura de la asistencia es por medio de reembolso. El pasajero debe radicar en el aeropuerto con la aerolínea correspondiente la perdida de las maletas. De igual forma debe llamar a la línea de emergencia de la asistencia médica para indicar el radicado. El pasajero podrá realizar compras de elementos de primera necesidad por el valor máximo estipulado en las asistencias. Una vez el pasajero se encuentre en su ciudad de origen deberá enviar los soportes de las compras realizadas para solicitar el reembolso.No están cubiertos los servicios concertados sin el previo consentimiento de la asistencia adquirida y los servicios adicionales que el usuario haya contratado directamente con especialistas bajo su cuenta y riesgo.No se cubren enfermedades crónicas o preexistentes padecidas con anterioridad al inicio del viaje, conocidas o no, así como sus agudizaciones y consecuencias, incluso cuando las mismas aparezcan durante el viaje.Cuando se utilicen servicios médicos aprobados por la asistencia médica, el cliente debe pagar directamente en el destino los medicamentos que sean formulados por el médico y guardar las facturas. Una vez el cliente se encuentre en la ciudad de origen debe enviar los soportes para solicitar el respectivo reembolso de los valores pagados.La tarjeta de asistencia se debe adquirir antes de iniciar la fecha de viaje.Las tarjetas de asistencias no permiten cancelaciones ni reembolsos. Para cambios de fechas y nombres de viajeros se debe solicitar mínimo 15 días antes de iniciar el viaje. Para asistencias internacionales no es permitido realizar cambios de nombre.En caso de que la tarjeta de asistencia médica incluya seguro de cancelación se debe tener en cuenta que solo aplica para casos de fuerza mayor como enfermedad (aplica si es enfermedad de alto riesgo) o muerte y se deben certificar con un documento emitido por la entidad: en caso de enfermedad de los viajeros debe presentar incapacidad médica de la E.P.S y en caso de fallecimiento de uno de los pasajeros se debe presentar certificado de defunción y deben coincidir con las fechas de viaje. El proveedor de asistencia médica es quién acepta o rechaza los soportes presentados. Colreservas solo facilita la intermediación. Si los soportes son aceptados, el plan será reembolsable, cobrando únicamente los cargos administrativos. En caso de fallecimiento de un familiar en primer grado de consanguinidad se debe presentar certificado de defunción y deben coincidir con las fechas de viaje.En caso de deportes extremos no aplica la asistencia médica tradicional. Se debe adquirir una asistencia con cobertura especial.